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Bruno Tarsis

Kanban e KMM: Desbloqueando o Potencial da Gestão Ágil

"Primeiro, quando estamos ocupados, naturalmente acreditamos que estamos realizando. Mas ocupação não se equipara à produtividade. Atividade não é necessariamente realização." - John C. Maxwell


Olá, hoje vamos explorar um pouco sobre o Kanban e o KMM (Kanban Maturity Model) que tem ajudando a forma como as empresas gerenciam seus projetos e fluxos de trabalho. Logo no início do texto, faço menção a uma citação do John C. Maxwell, um renomado especialista em liderança, nos lembrando das armadilhas da ocupação constante. O Kanban incentiva as equipes a evitarem a sobrecarga e, em vez disso, se concentrarem em manter um ritmo sustentável, permitindo-lhes entregar excelentes resultados.


No mundo acelerado de hoje, empresas e equipes estão constantemente buscando métodos para otimizar seu fluxo de trabalho e melhorar a produtividade. E o Kanban, juntamente com o KMM, ganharam amplo reconhecimento e foram adotados em vários setores no mercado. Juntos oferecem uma combinação de eficiência e flexibilidade, permitindo que as equipes se adaptem e evoluam seus processos à medida que crescem.


Tanto Kanban quanto KMM são construídos com base na filosofia de melhoria contínua. As equipes são incentivadas a revisar regularmente seus processos, identificar áreas de aprimoramento e implementar mudanças para se adaptar às circunstâncias em evolução constante. Assim, ao combinarmos o Kanban e o KMM, conseguimos obter uma poderosa forma de gestão e utilizar recursos de conhecimento com eficácia.



Kanban: Uma Jornada Contínua em Direção à Excelência


Kanban, originalmente desenvolvido pela Toyota na década de 1940, enfatiza a visualização do trabalho em andamento, limitando os itens de trabalho e otimizando o fluxo de trabalho. De acordo com David J. Anderson, autor e especialista em Kanban, "O que é importante mostrar: que o sistema Kanban é previsível e está funcionando como projetado, que a organização tem agilidade no negócio, que há um foco no fluxo, e que existe um desenvolvimento claro de melhoria contínua."

Fluxo de trabalho - linha do tempo
Fonte: Taiichi Ohno - O Sistema Toyota de Produção, página 5

Ao visualizar o trabalho em um quadro Kanban e definir limites de trabalho em andamento, as equipes podem reduzir gargalos, identificar áreas de melhoria e aumentar a produtividade. E aqui possuo uma opinião clara de que o foco é o seu cliente, por isso devemos manter a pensamento para retirarmos tudo que gera desperdício no fluxo para que a empresa possa ser e ter respostas curtas para suprir as necessidades dos seus clientes.


"Tudo o que estamos fazendo é olhar a linha do tempo”, disse ele, “do momento que o freguês nos entrega um pedido até o ponto em que recebemos o dinheiro. E estamos reduzindo essa linha do tempo removendo os desperdícios que não agregam valor." - Taiici Ohno

Em sua essência, o Kanban é um método de gerenciamento visual que promove o fluxo de trabalho e que incentiva a melhoria contínua. Ele permite que as equipes visualizem seu fluxo de trabalho em um quadro, preferencialmente, dividindo as tarefas em unidades gerenciáveis ​​e promovendo a colaboração. A natureza visual do Kanban oferece transparência, essencial para identificar gargalos e otimizar o fluxo de trabalho, aprimorando a produtividade e a qualidade.


Você pode observar que o Kanban preza pela gestão visual que nos permite enorme transparência sobre o fluxo de trabalho, e que quando acompanhado por métricas é possível realizarmos as devidas melhorias em conjunto com as pessoas dos times. Lendo o livro: Show Me the Number, do Stephen Few, especialista em visualização de dados, fica mais claro o poder de visualizarmos as informações.


"Por baixo da “causa” de um problema está escondida a causa real. Em cada caso, precisamos descobrir a causa real perguntando por quê , por quê, por quê, por quê, por quê. Do contrário, as medidas não podem ser tomadas e os problemas não serão verdadeiramente resolvidos." - Taiici Ohno

No contexto do Kanban, a visualização capacita as equipes a entender melhor seu trabalho e tomar decisões informadas para aumentar sua produtividade, pois conseguimos obter respostas para alguns questionamentos que não são claros para todos.


Entretanto, precisamos deixar claro que a ideia de usarmos o Kanban não é para fazer mais rápido, mas sim de construirmos produtos e/ou serviços com mais qualidade com um custo menor, com base no aprimoramento contínuo dos seus processos e foco na redução dos desperdícios.


"O Kanban é uma daquelas ferramentas que, se utilizada inadequadamente, pode causar uma série de problemas. Para usar o Kanban correta e habilmente, devemos entender com clareza seu propósito e seu papel e então estabelecer regras para seu uso. O Kanban é uma forma para atingir o just-in-time sua finalidade é o just-in-time. O Kanban, em essência, torna-se o nervo autonômico da linha de produção." - Taiici Ohno

KMM (Kanban Maturity Model): Elevando a Eficiência e a Colaboração

O KMM é uma extensão do Kanban que busca medir a maturidade da adoção do método dentro de uma organização e orientar a evolução para níveis mais avançados. Ele oferece uma estrutura clara para as equipes evoluírem em sua jornada ágil, proporcionando uma maior eficiência e colaboração.


O foco principal do KMM é nos ajudar a evoluir algumas características dentro das empresas, como: orientar melhor a distribuição das atividades reduzindo as sobrecargas, alinhar as expectativas dos clientes e acompanhar e evoluir a maturidade ágil.

"The Kanban Maturity Model appears because reaching these outcomes is observed to be challenging for lots of organizations. It responds to the need for help to cope with resistance to change and to properly introduce the practices needed to make an entire organization resilient, robust, and ultimately antifragile." - David J. Anderson

O KMM baseia-se nos princípios do Kanban e visa orientar as organizações para uma maior agilidade. Ele fornece um roteiro para as equipes avaliarem suas práticas atuais e nível de maturidade, permitindo que tomem medidas em direção à melhoria contínua. KMM não é uma estrutura rígida, mas sim um modelo flexível que se adapta às necessidades únicas de cada equipe.


Essa orientação e estrutura auxiliam as organizações a desenvolverem suas práticas de gestão de processos e serviços. O modelo é apresentado em níveis que representam a maturidade da organização no uso do Kanban, e cada nível possui práticas associadas que são introduzidas progressivamente. Aqui está uma visão geral dos níveis do Kanban Maturity Model (KMM):


  1. Nível 0: Neste nível, a organização não tem consciência de seus problemas de entrega. Os processos são opacos e não há métodos de gestão em vigor.

  2. Nível 1: Aqui, as práticas básicas de visualização são introduzidas. Os times começam a usar quadros Kanban para visualizar o trabalho, mas ainda não têm um processo definido e enfrentam muita variabilidade na entrega.

  3. Nível 2: No nível 2, os processos começam a ser mais definidos. Os times implementam limites de trabalho em andamento (WIP) e começam a gerenciar seu fluxo. Eles também adotam políticas explícitas para guiar o trabalho, e as métricas de fluxo são coletadas e analisadas.

  4. Nível 3: Aqui, a organização começa a focar na entrega de valor para o cliente. As práticas avançadas de Kanban são implementadas, incluindo classes de serviço, gestão de riscos e melhorias contínuas.

  5. Nível 4: A organização agora usa métricas de fluxo para prever a entrega e gerenciar riscos. Os processos são otimizados com base nas necessidades do cliente e da organização.

  6. Nível 5: Neste nível, a organização está continuamente otimizando seus processos. Ela se adapta às mudanças do mercado e usa feedback dos clientes para informar as decisões. A cultura da organização é de melhoria contínua e adaptação.

  7. Nível 6: Este é o nível mais alto do KMM. Aqui, a organização está em harmonia com seu ambiente de mercado. Ela tem uma cultura de liderança adaptativa, onde as práticas e políticas são revisadas e ajustadas regularmente para garantir a congruência com o ambiente.


É importante observar que o Kanban Maturity Model não é apenas sobre a adoção de práticas Kanban, mas também sobre a evolução da cultura, liderança e mentalidade da organização. Cada nível do KMM oferece desafios e aprendizados únicos, e o objetivo é ajudar as organizações a progredir através destes níveis de maturidade para alcançar a excelência em seus processos e entrega de valor.


E com esse acompanhamento é possível "abraçar" a mudança e a adaptabilidade, permitindo que as equipes possam prosperar em um cenário de negócios dinâmico, onde a agilidade é crucial para a sobrevivência e o crescimento. Assim realizamos um gerenciamento eficiente de conhecimento dentro da organização.


Ao criar uma estrutura organizacional que incentiva o compartilhamento de conhecimento, o KMM permite que as equipes aproveitem a inteligência coletiva e tomem decisões mais bem informadas. O modelo enfatiza a importância de capturar, compartilhar e melhorar continuamente o conhecimento.


O poder de combinar Kanban e KMM


Quando são combinados, os resultados podem ser transformadores. A natureza visual do Kanban permite que as equipes identifiquem facilmente as lacunas e gargalos do conhecimento, enquanto o KMM fornece a estrutura para capturar e compartilhar o conhecimento de maneira eficaz.


Ao combinar Kanban e KMM, as organizações podem criar um ciclo de feedback que captura as lições aprendidas e melhora continuamente os processos. Sua combinação oferece vários benefícios para o gerenciamento de projetos:


  1. Visibilidade aprimorada: Kanban fornece uma representação visual do trabalho, enquanto o KMM garante que o conhecimento relevante esteja prontamente disponível para todos os membros da equipe.

  2. Colaboração aprimorada: KMM facilita o compartilhamento de conhecimento, permitindo que as equipes colaborem e aproveitem os conhecimentos uns dos outros de forma mais eficaz.

  3. Melhoria contínua: ao usar Kanban e KMM juntos, as organizações podem identificar oportunidades de melhoria e fazer mudanças iterativas em processos e fluxos de trabalho.

  4. Retenção de conhecimento: KMM garante que o conhecimento valioso seja capturado e compartilhado, minimizando o risco de perda de informações críticas quando os membros da equipe deixam a organização.

  5. Adaptabilidade: A combinação de Kanban e KMM promove uma cultura de adaptabilidade e incentiva as equipes a aprender e evoluir continuamente.

  6. Transparência e Visibilidade: O Kanban oferece uma visão clara do fluxo de trabalho, permitindo que todos os membros da equipe estejam na mesma página.

  7. Foco na Qualidade: O Kanban incentiva a entrega de trabalhos concluídos, reduzindo o retrabalho e garantindo a qualidade desde o início.

  8. Gestão de Fluxo: O Kanban ajuda a evitar gargalos e a manter um fluxo de trabalho estável, mantendo as equipes produtivas.

  9. Evolução Ágil: O KMM possibilita a evolução constante e consciente da adoção do Kanban, capacitando as equipes a melhorarem continuamente seus processos.

  10. Engajamento da Equipe: O Kanban e o KMM promovem uma cultura de colaboração e autonomia, aumentando o engajamento dos membros da equipe.


O Kanban e KMM oferecem diversas possibilidades para o gerenciamento de projetos e compartilhamento de conhecimento, respectivamente. Quando combinadas, permitem um gerenciamento eficiente, maximizando a utilização do conhecimento organizacional. Pois, ao utilizar o poder de visualização, flexibilidade e melhoria contínua é possível que as equipes trabalhem de maneira mais inteligente e obtenham maior eficiência.


À medida que as equipes adotam tais conhecimentos e aproveitam seus benefícios, elas se posicionam para o sucesso em um cenário de negócios em constante mudança.


Ao alavancar seus pontos fortes, as organizações podem obter melhores resultados e impulsionar a melhoria contínua em seus projetos. Tanto Kanban quanto KMM são construídos com base na filosofia de melhoria contínua e permitem que as equipes sejam incentivadas a revisar regularmente seus processos, identificar áreas de aprimoramento e implementar mudanças para se adaptar às circunstâncias.


A excelência é uma jornada e não um destino, e no contexto do Kanban e KMM, as equipes devem buscar a melhoria contínua como um aspecto fundamental de sua cultura de trabalho.


Assim, a adoção de tais conhecimentos, em um mundo cada vez mais competitivo, se torna essencial para que as organizações alcancem a excelência operacional. Ao utilizar a visão sistêmica proporcionada pelo Kanban e seguir o caminho estruturado do KMM, as equipes podem otimizar seus fluxos de trabalho, impulsionar a qualidade e alcançar resultados impressionantes.


Referências Bibliográficas

  1. A Lei das prioridades. In: MAXWELL, John C. As 21 Irrefutáveis Leis da Liderança: Uma receita comprovada para desenvolver o líder que existe em você. Rio de Janeiro: Thomas Nelson Brasil, 2007. cap. 17, p. 168. ISBN 978-85-7860-444-8.

  2. Linha do Tempo. In: OHNO, Taiichi. O SISTEMA DE PRODUÇÃO TOYOTA: Além da Produção em Larga Escala. [S. l.]: 1997. Prefácio, p. 5. ISBN 978-8573071702.

  3. O Uso Incorreto Causa Problemas. In: OHNO, Taiichi. O SISTEMA DE PRODUÇÃO TOYOTA: Além da Produção em Larga Escala. [S. l.]: 1997. cap. 2, p. 29. ISBN 978-8573071702.

  4. Causa Real. In: OHNO, Taiichi. O SISTEMA DE PRODUÇÃO TOYOTA: Além da Produção em Larga Escala. [S. l.]: 1997. Glossário dos Principais Termos, p. 91. ISBN 978-8573071702.

  5. PURPOSE. In: ANDERSON, David J; BOZHEVA, Teodora. Kanban Maturity Model: Evolving Fit-for-Purpose Organizations. 1. ed. [S. l.: s. n.], 2018. cap. 1, p. 3. ISBN 978-0985305154.

  6. ANDERSON, David J. Métricas e Relatórios de Gerenciamento. In: ANDERSON, David J. Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para Seu Negócio de Tecnologia. 1ª edição. ed. [S. l.]: Blue Hole Press, 2011. cap. 12, ISBN 978-0984521463. E-book (290 p.).

  7. FEW , Stephen. Show Me the Numbers: Designing Tables and Graphs to Enlighten. 2nd Second Edition. ed. [S. l.]: Analytics Press, 2012. ISBN 978-0970601971.

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